Il trasloco degli uffici o il riordino degli archivi e di tutti i documenti importanti da conservare viene effettuato molto spesso in estate, complice la flessione del lavoro e la disponibilità di qualche ora libera in più.
Nonostante la digitalizzazione, la mole di pratiche e documenti cartacei presenti negli uffici, negli esercizi commerciali e nelle nostre case è ancora molto elevata e, se non adeguatamente catalogati ed organizzati, si corre il rischio di smarrirne qualcuno o di non riuscire più a reperirlo tempestivamente in caso di necessità.
Il tutto si complica se l’archivio documentale deve essere spostato in seguito ad un trasloco di un ufficio, di un’attività o anche solo di un privato: come evitare che questa operazione crei confusione tra i documenti e che alcuni di essi possano andare persi o finire in una cartella o un faldone sbagliati?
Trasloco dell’ufficio in poche semplici mosse con le scatole per archivio
In primo luogo è fondamentale dotarsi di scatole adatte per un corretto trasporto di raccoglitori, quaderni e cartellette. Inserirli alla rinfusa in un contenitore qualsiasi richiederebbe, una volta disimballato il materiale, molto tempo per essere riordinato.
Le scatole archivio porta raccoglitori sono ideali per un trasporto ordinato e sicuro dei vostri documenti d’archivio: in robusto cartone ondulato a doppia onda, ospitano 4 raccoglitori grandi o 5-6 piccoli formato A4 e sono ottimali sia per il trasporto a mano, grazie alle comode maniglie laterali, sia per la spedizione, grazie alla comoda chiusura adesiva.
Per un trasloco di grandi archivi, sono indicate le scatole archivio con coperchio a cappuccio: impilabili e facilmente trasportabili, contengono fino a 8 raccoglitori piccoli o 5 faldoni.
Per spostare libri, album, cartelline e tutti gli altri generi di documenti e oggettistica e completare il trasloco dell’ufficio in modo pratico e affidabile, sarebbe consigliabile munirsi di scatole archivio con maniglie: si montano rapidamente, si chiudono ad incastro senza bisogno di nastro adesivo e tengono fino a 40kg di peso!
Come organizzare un archivio cartaceo in modo razionale con scatole e raccoglitori
Se non dovete traslocare ma solo organizzare in modo più efficiente l’archivio dei vostri documenti seguite questi semplici consigli.
- Il primo step è ovviamente quello di evitare fogli e fascicoletti “volanti”: raccoglieteli e proteggeteli all’interno di apposite scatole archivio e raccoglitori: grazie ai colori sarà facile e pratico individuare subito la collocazione dei documenti.
- Non continuate a tenere faldoni e cartellette “sfuse” sugli scaffali: farete fatica a trovare subito quelle di vostro interesse se l’archivio è molto vasto ed in più il contenuto sarà esposto alla polvere e agli insetti.
- Raggruppate i raccoglitori secondo un criterio a voi comodo e sistemateli in scatole apposite: con le scatole porta raccoglitori ratioform potrete archiviare fino a 4 raccoglitori grandi o 6 piccoli formato A4 e reperirli con facilità utilizzando lo spazio dedicato per descrivere in modo preciso il contenuto. La pratica apertura frontale le rende ideali per documenti da consultare spesso.
- Per tenere sempre a portata di mano fogli e cartelline organizzate in ordine alfabetico o numerico, scegli le apposite scatole con supporto per schedario: possono ospitare fino a 80 cartellette e possono essere spostate agevolmente grazie ai robusti manici laterali.
- Per materiale che non richiede consultazioni frequenti e può essere conservato e impilato nei ripiani più alti degli scaffali, potrete utilizzare le scatole per archivio con coperchio superiore ad incastro, ideali per riporre faldoni, raccoglitori verticali e documenti in formato A4.
- Scrivi tutti gli spostamenti del materiale e crea un inventario di tutti i documenti presenti in archivio su una tabella cartacea o sul pc usando Excel. Spunterai ogni elemento indicando in modo esatto la nuova collocazione accanto a quella vecchia.
