Spedire all’estero: come inviare pacchi in UE e nel mondo

L’aumento delle vendite online ha reso necessario chiarire le modalità di spedizione della merce fuori dall’Italia. Pertanto, bisogna fare una prima distinzione tra le spedizioni internazionali e quelle intercontinentali, che richiedono una documentazione specifica che varia in base alla legislazione. Ogni Paese, infatti, è dotato normative che impongono diversa documentazione e contemplano limitazioni all’invio di determinati articoli. Oltre a prevedere controlli da parte della dogana con il pagamento dei relativi dazi, che si complicano in vista dei numerosi passaggi dei vettori.

Devi spedire un pacco in un Paese che non fa parte della Comunità Europea, come ad esempio Svizzera o Norvegia, e non sai da dove cominciare per reperire e compilare correttamente i documenti necessari?

In questo articolo vi spiegheremo in dettaglio come spedire pacchi all’estero, preparando tutti i documenti doganali utili e come presentarli, per evitare che il vostro pacco possa essere bloccato dagli uffici doganali.

Ad ogni Paese le sue complicazioni: come mandare pacchi all’estero, in UE e fuori dall’UE

L’ente pubblico votato al controllo di merci e persone in uscita e in entrata dallo Stato cui appartiene, è la dogana. Nello specifico, il suo compito mira ad impedire che merci proibite, illegali e pericolose entrino all’interno del Paese.

In Italia, ad esempio, vengono utilizzati i codici TARIC che identificano e catalogano ogni articolo, consentendo il riconoscimento di quegli oggetti da bloccare immediatamente. In questo modo le scarpe avranno tutte la stessa voce di tariffa mentre la seconda parte del codice doganale varierà a seconda che si tratti di scarpe femminili, maschili, in pelle, in stoffa, etc.

Per spedire all’interno della CEE, invece, vengono impiegati sistemi diversificati che variano in base alla disciplina doganale, anche se in generale sussiste il principio di libera circolazione delle merci che non crea problemi né impone grosse limitazioni.

Nelle spedizioni al di fuori della CEE, infine, la situazione si complica perché ogni Stato ha la sua normativa, per cui è necessario conoscerla prima di procedere a qualsiasi spedizione e rispettarla scrupolosamente.

In Cina, ad esempio, la documentazione da allegare agli oggetti in viaggio, sia in entrata che in uscita, è davvero corposa e complessa, così come in Australia. Per questo, di seguito, vi indichiamo quali sono i documenti più importanti da presentare anche per articoli molto piccoli.

Spedire all’estero: tutti i documenti necessari per spedire fuori dall’Unione Europea

Oltre a doversi procurare la lista dei beni proibiti o soggetti a restrizioni nel Paese verso il quale si vuole inviare la propria merce, chi spedisce fuori dalla UE deve munirsi di:

• copia del documento di identità;
• copia del codice fiscale;
• fattura pro-forma o fattura commerciale;
• dichiarazione di libera esportazione;
• 5 etichette di spedizione (una da attaccare al pacco, le altre 4 da consegnare già compilate al corriere o all’ufficio postale).

Tutta la documentazione dovrà essere prodotta in 5 copie e corredata da firma autentica del mittente: per questo ti consigliamo di compilare il modulo originale senza firmarlo, fotocopiarlo e solo poi firmare di vostro pugno tutte e 5 le copie.

Fattura pro-forma per spedizioni fuori dalla UE

Se non siete più in possesso della fattura commerciale di acquisto della merce o se i beni che spedite non sono destinati alla vendita, dovete compilare una fattura pro-forma che potrete richiedere all’ufficio postale o al servizio di spedizioni con corriere che sceglierete.

E’ necessario compilare tutti i campi del modulo e fornire le seguenti informazioni:

• indirizzo del mittente;
• indirizzo del destinatario;
• scopo della spedizione (regalo, commerciale, etc.);
• elenco dettagliato di tutti i beni presenti nel pacco;
• luogo in cui sono stati prodotti;
• materiali di cui sono costituiti;
• destinazione d’uso e istruzioni;
• numero del codice a barre, se presente;
• valore economico unitario;
• valore economico totale.

Per sapere come spedire all’estero e avere la garanzia che il pacco extra UE arrivi a destinazione senza essere bloccato, è necessario compilare in modo accurato e veritiero la fattura pro-forma: se gli uffici doganali dovessero rilevare incongruenze hanno facoltà di bloccare il pacco, ispezionarlo e nel caso anche di rispedirlo al mittente o confiscarne il contenuto.

Nella parte bassa del documento non dimenticate di inserire il nome, il giorno di compilazione della fattura, il vostro titolo (ad esempio: mittente) e una firma autografa.

La dichiarazione di libera esportazione per spedire fuori dall’Unione Europea

La dichiarazione di libera esportazione è un documento che individua il mittente come unico responsabile della merce contenuta nel pacco, che dovrà confermare con una spunta accanto alle varie voci contenute nel modulo, di essere al corrente di tutte le normative e le restrizioni legate alle spedizioni di beni verso il paese di destinazione e dichiarare di non violarne nessuna.

La dichiarazione di libera esportazione dovrà essere accuratamente compilata con:

• dati personali;
• indirizzo e-mail;
• telefono;
• numero della spedizione (inizia con EPC) contenuto sul documento di trasporto rilasciato dal corriere o dalle Poste;
• luogo e data di compilazione del documento;
• firma autografa.

Come inviare pacchi all’estero: il codice EORI per i Paesi fuori dalla UE

Se sei un operatore commerciale e il tuo scopo è importare o esportare merci fuori dalla Comunità Europea devi richiedere un apposito codice per poterlo fare: il codice EORI, che identifica in modo preciso un operatore economico ed è composto dal codice ISO, ovvero la sigla del paese di origine, e da una serie di lettere e numeri lunga al massimo 15 caratteri (di solito è la partita IVA o il codice fiscale).

Se non si possiede un codice EORI non si rischia né una multa né il sequestro della merce, ma è probabile che la stessa rimanga bloccata in dogana fino a quando il codice non venga richiesto ed ottenuto dall’operatore commerciale.

In Italia tutti i soggetti che hanno effettuato operazioni doganali sono stati forniti di un codice e registrati nella banca dati EORI: se vuoi conoscere il tuo, clicca qui per scaricare la documentazione messa a disposizione dall’Agenzia delle Dogane.

Cosa è possibile spedire all’estero: ecco le merci proibite

Ogni giorno dell’anno vengono spediti milioni di oggetti in ogni angolo del mondo, eppure ci sono alcuni articoli che non è possibile consegnare per ragioni più o meno intuibili, pena la comminazione di multe o la denuncia penale.

Nella lista nera rientrano ad esempio gli esplosivi e i profumi (perché altamente infiammabili) e alcuni alimenti come formaggi e salumi, che richiedono il mantenimento di temperature costanti per poter preservare tutte le loro caratteristiche. Pensiamo, ad esempio, al trasporto di formaggi freschi in containers o in treno, che giungerebbero a destinazione sicuramente decomposti o avariati.

Per quanto riguarda i pacchi con contenuti delicati come vino, olio o salse in bottiglie di vetro, le normative europee prevedono la spedizione in specifici contenitori in polistirolo, per attutire le sollecitazioni e gli urti, garantendo l’arrivo del pacco totalmente integro; lo stesso vale per lampade, piccoli mobili e articoli di design delicati.

Gli altri divieti, infine, riguardano oggetti pericolosi come materiale chimico, o radioattivo, e tanti altri articoli che è necessario verificare sul sito della dogana del paese dove si desidera effettuare la consegna.

Oneri e spese doganali per import ed export fuori dall’Unione Europea

In caso di pacchi contenenti beni destinati all’esportazione fuori dall’Unione Europea, la Dogana ha il compito di accertare se si tratti di beni non vietati nei Paesi di destinazione o soggetti a restrizioni e particolari regolamentazioni.

Nel caso di oggetti destinati all’importazione, questi sono già stati controllati e ritenuti idonei dalla Dogana del Paese di partenza della spedizione: pertanto la Dogana si limiterà ad attribuire al ricevente le spese doganali dovute per far entrare il pacco nel territorio nazionale.

Il passaggio doganale di beni commerciali o privati è infatti soggetto ad oneri doganali attribuibili alle attività dei vari uffici di vaglio e controllo: tali spese variano a seconda del valore della merce inviata, che deve essere obbligatoriamente comunicato tramite apposita modulistica, e sono sempre a carico del destinatario, salvo accordi specifici da definire al momento della transazione.

Come scegliere il corriere per le spedizioni all’estero e quali sono i costi da sostenere

Quando si esercita un’attività di e-commerce è necessario scegliere un corriere che abbia alcune caratteristiche imprescindibili per la buona riuscita delle spedizioni.

Su questa strada, il corriere diventa un vero e proprio collaboratore da scegliere con estrema attenzione per affidargli le sorti della propria attività. Dalle modalità con cui esegue le consegne, infatti, come la velocità, la precisione e la cura del pacco, dipenderà l’esperienza positiva o meno dei clienti e dunque il successo del vostro business.

Sul mercato ci sono davvero tanti corrieri a cui potersi affidare con sicurezza, alcuni sono specializzati nelle consegne internazionali come DHL, UPS o TNT, che consegnano entro i ¾ giorni mostrando sempre precisione e tariffe molto convenienti.

Vi sono, poi, Bartolini – BRT e FedEx: rapidi, efficienti e con tariffe medie, monitorabili tramite apposite app che indicano i tempi di consegna, che non superano generalmente le 48 ore.

Segnaliamo, infine, SDA, che si posizione tra i servizi più cari sia per le spedizioni nazionali che per quelle internazionali, pur offrendo un servizio eccellente sia per i tempi di consegna che per l’attenzione all’incolumità dei pacchi.

Per quanto riguarda le tariffe per le vostre spedizioni all’estero, tutto dipende dal Paese di destinazione e dal peso del pacco che volete inviare. Normalmente, spedire un pacco internazionale ordinario costa circa 22 euro, mentre una spedizione celere, chiamata “Pacco celere”, si aggira intorno ai 31 euro, con consegna entro le 48 h.

Imballaggio ed etichette: come spedire un pacco in sicurezza

Un altro importante fattore per la buona riuscita di un e-commerce internazionale e intercontinentale è senza dubbio il tipo di imballaggio e le etichette da apporre sul collo.

Il pacco, infatti, serve a proteggere la merce da urti e sollecitazioni forti, le etichette invece sono necessarie a limitare incidenti e danni.

Per le spedizioni internazionali, ad esempio, vi consigliamo di indicare il nome del destinatario e l’indirizzo del mittente in modo chiaro e preciso, posizionando l’etichetta in un luogo ben visibile dal corriere.

Quando, invece, la spedizione è diretta fuori dall’UE, l’etichetta deve essere accompagnata dalla documentazione richiesta da quel Paese, come già spiegato prima.

L’attenzione maggiore riguarda il modo in cui viene attaccata l’etichetta, che va apposta sulla parte superiore del collo ed eventualmente protetta da una busta di plastica trasparente, per impedire all’umidità o ai movimenti bruschi di rovinarla o renderla illeggibile.

Attenzione soprattutto a vecchie etichette già apposte sul pacco, che devono essere eliminate, per evitare di ingenerare confusione nel corriere, o alle etichette che coprono codici a barre o altre importanti informazioni sulla merce, che potrebbero comprometterne la spedizione.

Per proteggere in modo ottimale i vostri pacchi da spedire, ratioform dispone di diverse scatole per e-commerce, scatole per spedizioni postali e scatole imbottite di diversa forma e resistenza, oltre a etichette segnaletiche e buste adesive portadocumenti adatte ad ogni tipologia di spedizione.