A tutti voi sarà capitato di spedire documenti in Italia o all’estero. Anche se le tecnologie digitali hanno reso più agevoli le modalità di invio, in alcuni casi dovete ricorrere ai servizi di trasporto per la corrispondenza.
Ad esempio, quando l’invio online non sostituisce il reperimento in forma fisica. Dovete seguire questa regola per patenti, carte d’identità, passaporti e tutti i documenti non convalidabili con una firma digitale, come previsto dalla legge.
A chi affidarsi per spedire i documenti e quali buste scegliere
Per gli invii alle Pubbliche Amministrazioni dovete ricorrere ai servizi postali. In tutti gli altri casi sceglierete fra questi ultimi e le compagnie di trasporto a mezzo corriere. L’utilizzo di piattaforme per il calcolo del preventivo vi aiuterà a decidere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.
Per preservare l’integrità del contenuto e garantirne l’arrivo a destinazione, usate buste per spedizioni resistenti, impermeabili, ben sigillabili, possibilmente eco friendly e con un buon rapporto qualità-prezzo. Valuterete, volta per volta, l’utilità di imbottiture e pellicole protettive, in base al sistema di invio scelto e al documento da spedire.
Non siete obbligati ad apporre etichette adesive, ma vi consigliamo di impiegarle per migliorare la leggibilità dei dati, soprattutto per spedire documenti all’estero. In alternativa potete ricorrere ai marcatori a vernice, per scrivere i dati a mano ed evitare sbavature.
Documenti importanti? Considerate le buste imbottite
Per evitare la formazione di grinze scegliete un formato leggermente più grande rispetto al contenuto. Tenete conto dello spessore o del numero dei fogli, in modo da non danneggiare i margini.
Prima di ogni invio verificate le condizioni delle buste: il loro deterioramento può compromettere il buon esito di una spedizione, arrivando ad annullarla o a perdere i documenti.
Eventuali imbottiture proteggeranno le vostre carte da brusche sollecitazioni e dall’acqua, mentre i film in polietilene o in altro materiale manterranno integra la parte esterna.
Considerate anche direttamente delle buste imbottite.
Per quanto riguarda la spedizione, corrieri e Poste offrono un’ampia varietà di servizi, con ritiro a casa vostra o presa in carico presso la sede più vicina.
Scegliete l’opzione più adatta alle vostre esigenze, in base alla velocità, all’accuratezza della tracciabilità, all’affidabilità dell’azienda e al rapporto costi-benefici.
Per spedire documenti in maniera efficiente vi consigliamo di attenervi alle indicazioni della compagnia e di seguire l’intero tracking, fino alla conferma di avvenuta consegna.
Spedire documenti all’estero: a cosa prestare attenzione
Se il problema è come spedire documenti all’estero, all’interno dell’UE vige il libero scambio e metterete in preventivo una maggiorazione sul prezzo finale.
Nei Paesi extra-comunitari, invece, includerete la dichiarazione di libera esportazione e la fattura commerciale, che descrive il contenuto nel dettaglio.
ratioform è una soluzione affidabile e risolve le difficoltà legate a come spedire documenti. Vi consentirà di scegliere fra un’ampia gamma di buste per spedire documenti con rivestimento, film protettivo, a soffietto e tanto altro.
Il tutto nelle dimensioni desiderate e a prezzi convenienti, mantenendo le vostre carte integre fino a destinazione.
