Distruggere documenti risulta particolarmente importante: infatti, determinati fogli e moduli devono essere secretati dopo un arco di tempo prestabilito. Lo decide la normativa su segretezza e tutela della privacy, in base alla quale un insieme di informazioni specifiche va protetto mediante un accorgimento così rilevante.
Ecco cosa bisogna fare per scoprire come distruggere documenti importanti.
Quali documenti contengono dati sensibili
Nel corso degli ultimi anni, i vari governi hanno mostrato un’attenzione crescente nei confronti della tutela della riservatezza. Sono numerosi i documenti che contengono dati sensibili.
Dai contratti personali ai moduli commerciali, dalle fatture fiscali alle informazioni bancarie e postali, ogni foglio nasconde al suo interno informazioni che non possono essere rivelate a un pubblico troppo ampio. Ed ecco che scoprire come distruggere documenti sensibili può fare la differenza.
Le regole da rispettare per i documenti cartacei
Come distruggere documenti cartacei in maniera adeguata? Un’operazione del genere viene dettata da un insieme di normative estremamente importanti in materia di sicurezza. Ciascun passaggio deve essere conforme alla Legge. In caso contrario, si va incontro a multe e sanzioni molto salate per chi si occupa del trattamento dei dati. Si tratta di un fattore da non trascurare sia nell’ambito personale che in quello professionale.
Macchine distruggi-documenti: come funzionano
In base alle nuove normative, è possibile avvalersi di macchine distruggi-documenti per spezzettare ogni tipologia di foglio. In base a quanto stabilito dalla normativa DIN 32757-1, le macchine sono divise in varie categorie a seconda del livello di sicurezza e dell’ampiezza del taglio.
Il range di sicurezza è compreso tra uno e sei: il livello quattro è considerato sufficiente per distruggere documenti sensibili. Tuttavia, utilizzare questo tipo di macchinari può non essere sufficiente: infatti, nel caso in cui sia necessario eliminare un volume molto elevato di documenti, è necessario avvalersi di aziende specializzate.
L’importanza di chiedere aiuto a società specializzate
Nel caso di grandi volumi di documentazione o in caso di informazioni particolarmente sensibili è essenziale chiedere aiuto a una realtà aziendale esperta nel proprio settore di competenza.
Queste società specializzate smaltiscono in modo corretto ogni foglio di vitale importanza, dalle fatture alle certificazioni, dai documenti bancari ai contratti, seguendo procedure a norma di legge.
Come distruggere documenti digitali
In base alla circolare numero 8 del 2004 emessa dalla Direzione Generale per gli Archivi, se la versione digitale di un documento deve essere conservata è vietato distruggere il formato cartaceo. Tuttavia, per i documenti per i quali la legge o i massimali di scarto non prevedono la conservazione permanente, si può cancellare l’originale cartaceo e mantenere la versione digitale
Ad ogni modo, distruggere documenti è un’operazione che può essere attuata con alcuni metodi molto semplici. Per esempio, è possibile sovrascrivere i dati sull’hard disk di un dispositivo fisso oppure distruggere il disco rigido contenente i dati.
Come distruggere i documenti: la scelta di ratioform
Per distruggere documenti sensibili, è possibile avvalersi dei prodotti ratioform, che offre un’ampia gamma di distruggi documenti dalla qualità sicura e certificata, insieme ad altri articoli per l’ufficio.
