Imparare a catalogare e archiviare tutti i documenti cartacei che circolano in ufficio (ma anche a casa) è indispensabile per lavorare con ordine, trovando ogni cosa al suo posto al momento giusto.
Che si tratti di fatture, documenti di trasporto, bollette, multe, pratiche o contratti, ogni documento è una traccia scritta della storia dell’azienda o della famiglia.
Anche se sempre più spesso i pc sostituiscono i documenti cartacei attraverso e-mail, scansioni e cartelle contenenti file salvati, è fondamentale creare un archivio parallelo dove far circolare i documenti cartacei accumulati nel tempo per avere una traccia scritta.
Come organizzare i documenti in ufficio: ecco tutto il materiale necessario
Per una corretta archiviazione dei documenti cartacei d’ufficio e di casa sono necessari alcuni articoli di cancelleria, come:
- buste portadocumenti in plastica trasparente: sono resistenti agli strappi, proteggono i fogli in carta e consentono una sicura conservazione nei raccoglitori
- etichette adesive: sono necessarie per una selezione in ordine alfabetico o cronologico dei faldoni
- scatole da archiviazione: servono a riporre tutti quei faldoni che non devono essere consultati giornalmente perché riguardano gli anni precedenti, proteggono dalla polvere e possono essere riposti anche all’interno di mobili decentrati rispetto alle zone operative dell’ufficio.
- cartelline con elastico o anelli: servono a raccogliere i documenti selezionati per tipologia o serie
- portadocumenti in cartone: si tratta dello strumento più importante per l’archiviazione, perché consente una consultazione sistematica e ordinata del contenuto grazie agli anelli nei quali inserire le buste trasparenti per fogli. I formati disponibili sono diversi e variano in base all’ampiezza del dorso e del foglio che devono contenere. Sono utili per conservare ogni tipo di documento cartaceo come atti ufficiali, pratiche e tutto quanto debba essere catalogato per nome o per anno.
- faldoni richiudibili con le fettucce: maggiormente utilizzati negli studi legali o per archiviare una grossa quantità di fogli che attengono alla stessa pratica, si adattano meglio a una catalogazione per persona.
- Porta raccoglitori per raggruppare vari tipi di portadocumenti
Come catalogare i documenti in ufficio: ordine alfabetico o cronologico?
I due sistemi di archiviazione più utilizzati sono quello alfabetico e cronologico, anche se ogni ufficio ha la sua personale metodologia che decide di applicare secondo le esigenze personali.
Con il sistema cronologico ogni pratica viene catalogata in base all’anno o al mese di riferimento: fatture, pratiche amministrative, contributi, tasse divise per tipologia e documenti bancari.
L’ordine alfabetico, invece, è più adatto all’archiviazione di fornitori e clienti, utilizzando la ragione sociale per esteso della società o il cognome del cliente, se persona fisica: si ricordi di non inserire articoli determinativi o la tipologia di società prima del nome perché renderebbe problematica la ricerca.
Archiviare i documenti cartacei in ufficio o a casa: la scelta della logistica
Generalmente l’archivio di un ufficio deve essere collocato in un ambiente separato dalla zona operativa ma facilmente accessibile, ad esempio, su scaffali e armadi ben illuminati che possono essere raggiunti e puliti facilmente senza l’ausilio di una scaletta.
Un discorso a parte va affrontato per l’archiviazione dei documenti domestici, che può riguardare le utenze, gli esiti delle visite mediche, le garanzie di elettrodomestici e tutti i dossier che riguardano i componenti del nucleo familiare.
In questo caso, è preferibile dedicare una scaffalatura ad hoc da ubicare nel ripostiglio o nella veranda esterna, utilizzando il metodo cronologico per le utenze e quello nominativo per le visite e le diverse garanzie.
L’archiviazione può diventare spesso difficile, soprattutto quando non si effettua in modo sistematico, accumulando molto cartaceo sulle scrivanie. Per questo è importante eseguirla almeno una volta al mese, raccogliendo documenti e atti e dividendoli immediatamente secondo il metodo stabilito.
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